Çoğu topluluk ve kuruluş, toplantılarını alınan kararlar üzerinden değerlendirir: gündemde ne vardı, ne üzerinde anlaşıldı, hangi eylemler kime atandı. Bunlar takip edilmesi mantıklı şeylerdir. Ancak bazı grupların neden diğerlerinden daha iyi birlikte düşündüğü konusunda şaşırtıcı derecede az şey söylerler. MIT İnsan Dinamikleri Laboratuvarı direktörü Alex Pentland, yıllarını bazı grupları diğerlerinden daha iyi kılan şeyin ne olduğunu araştırarak geçirdi. Araştırma ekibi, çok çeşitli ekipler ve sektörlerde 2.500'den fazla kişiye elektronik sensörler yerleştirdi. Bu sensörler, insanların ne söylediğini değil, nasıl iletişim kurduğunu kaydetti: ses tonu, beden dili, sıra alma, kimin kime ne kadar süreyle ve hangi sırayla konuştuğu. Konuşmaların içeriği, yapılarından daha az açıklayıcıydı. İletişim kalıpları, grup başarısının zeka, kişilik ve yetenek toplamı kadar önemli bir yordayıcısıydı. Pentland'ın ekibi, üyeleriyle tanışmadan veya ne üzerinde çalıştıklarını bilmeden hangi grupların daha iyi performans göstereceğini belirleyebiliyordu. Ölçtükleri şey, Pentland'ın daha sonra 'fikir akışı' olarak adlandıracağı kavramdı.
Fikir akışı, daha iyi fikirlere sahip olmakla ilgili değildir. Fikirlerin bir grup içinde nasıl hareket ettiğini tanımlar: serbestçe dolaşıp dolaşmadıkları veya sıkışıp kalmadıkları, herkese ulaşıp ulaşmadıkları veya birkaç kişide yoğunlaşıp yoğunlaşmadıkları ve grubun gerçekten birlikte düşünüp düşünmediği. Pentland, yüksek performanslı grupları tutarlı bir şekilde ayıran üç iletişim dinamiği belirledi: Enerji, üyeler arasındaki alışverişlerin sıklığı ve kalitesi; yüz yüze konuşma özellikle güçlü sonuçlar üretir. Katılım, üyelerin her şeyi merkezi bir figür üzerinden yönlendirmek yerine birbirleriyle doğrudan iletişim kurma derecesi. Keşif, grubun perspektif ve bilgi toplamak için sınırlarının ötesine geçme derecesi. Katılım, en pratik bulgulardan bazılarını üretti. Başarılı gruplarda üyeler kabaca eşit ölçüde konuşup dinliyordu. Katkılar kısa olma eğilimindeydi ve insanlar sadece lider veya başkana değil, birbirlerine hitap ediyordu. Bu gruplar ayrıca, toplantı kolaylaştırıcılarının genellikle bastırmaya çalıştığı yan konuşmalar ve resmi olmayan alışverişler içeriyordu. Dikkat dağıtıcı olmaktan uzak bu etkileşimler, grupların fikirleri incelemesine ve geliştirmesine yardımcı oldu. Buna karşılık, en düzenli görünen gruplar (her seferinde bir kişinin konuştuğu, her alışverişin merkezden yönlendirildiği) genellikle en az üretken olanlardı.
Topluluk toplantıları, ekip çalıştayları, mahalle forumları ve personel istişarelerinde tanıdık bir yapı ortaya çıkar. Bir kişi önde veya masanın başında oturur. Sorular ona yöneltilir ve yanıtlar ondan gelir. Konuşma, bir çemberin kollarının göbeğe ulaşması gibi tek bir noktadan içe ve dışa doğru hareket eder. Bu mutlaka baskın bir kişilik veya zayıf kolaylaştırmadan kaynaklanmaz. Odanın fiziksel mimarisinden kaynaklanabilir: sandalyelerin konumu, masaların baktığı yön veya bir kişinin grubun girdisini almak ve yanıtlamak için orada olduğuna dair örtük sinyal. Yapı, kimse konuşmadan önce davranışı şekillendirmeye başlar. Pentland'ın araştırması, bu tanıdık düzenlemenin kolektif zekayı bastırabileceğini gösteriyor. Fikirler merkezden geçmek zorunda kaldığında filtrelenir, gecikir ve azalır. Göbekteki kişi bir darboğaz haline gelir ve onun bakış açısı grubun birlikte ne düşünebileceğini şekillendirir. Alternatif, bir konuşma ağıdır. Fikirler tüm üyeler arasında hareket eder; merkez bir kişi değil, ortak bir sorudur ve grubun enerjisi yoğunlaşmak yerine dağıtılır. Bu örüntüye sahip gruplar, bireysel üyelerin zekası veya deneyiminden bağımsız olarak yaratıcılık, problem çözme ve karar kalitesinde daha iyi performans gösterdi. Bu çıkarım hem alçakgönüllü hem de umut vericidir. Bir grubun ürettiği şey, yalnızca odada kimin olduğuna değil, aynı zamanda odanın nasıl yapılandırıldığına ve bu yapının hangi tür etkileşime izin verdiğine de bağlıdır.
Pentland'ın en çarpıcı bulgularından bazıları, resmi toplantıların etrafında olanlarla ilgiliydi. Bir banka çağrı merkezinde yapılan bir çalışmada ekip, ekip verimliliğinin en iyi yordayıcılarının toplantılar dışındaki enerji ve katılım olduğunu buldu. Bu faktörler birlikte, ekipler arasındaki performans farklılığının üçte birini açıklıyordu. Araştırmacılar yöneticiye kahve molası programını, bir ekipteki herkesin aynı anda mola vereceği şekilde değiştirmesini tavsiye etti. Bu, geleneksel verimlilik mantığıyla çelişiyordu: kademeli molalar telefonların kapsanmasını sağlıyordu. Yine de yönetici bunu denedi. En düşük performanslı ekiplerde ortalama işlem süresi yüzde 20'den fazla, merkez genelinde ise yüzde 8 düştü. Yeni bir eğitim veya iş süreci tanıtılmamıştı. Birlikte çalışan insanlara, iş istasyonlarından uzakta yapılandırılmamış konuşma süresi verilmişti. Daha iyi bağlantılar daha iyi performans üretti. Aynı ilke bir mahalle toplantısı, topluluk planlama oturumu veya ekip çalıştayı için de geçerlidir. Önemli bir alışveriş, resmi oturumdan önce, bir mola sırasında veya sonrasında koridorda gerçekleşebilir. Bu konuşmalar grubun çalışmasının tali unsurları değildir. Genellikle bir fikrin test edildiği, sorgulandığı ve anlaşıldığı yerlerdir.
Çoğu toplantı düzen için tasarlanmıştır: bir ekrana bakan sıralar halinde sandalyeler, sıkı zamanlanmış bir gündem, kısa molalar ve önden iletilen bilgiler. Bu, amacın bilgi iletimi olduğu durumlarda uygun olabilir. Ancak amaç kolektif düşünme olduğunda daha az etkilidir. Bu ortamda, fiziksel ve sosyal çevre ya fikirlerin dolaşmasını sağlar ya da engeller. Birkaç pratik değişiklik önerilebilir. Anlamlı molalara izin verin. Resmi olmayan konuşmalar için alan yaratın. Toplantı odalarını, konuşmanın merkezi bir noktadan değil, tüm katılımcılar arasında akacağı şekilde düzenleyin. Lider veya kolaylaştırıcı, tüm konuşmaların hedefi olmak yerine, katılımı teşvik eden bir rol üstlenmelidir. Teknolojinin dikkat dağıtıcı etkisini azaltın; cihazlar genellikle enerjiyi ve katılımı böler. Son olarak, sessiz üyeleri dahil etmek için kasıtlı stratejiler kullanın; çünkü onların bakış açıları grubun keşif kapasitesine katkıda bulunur.
Pentland'ın araştırması, toplantıları sadece içerik açısından değil, aynı zamanda yapı açısından da yeniden düşünmek için güçlü bir gerekçe sunuyor. İletişim kalıplarına dikkat etmek, grupların potansiyellerini en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olabilir. Enerji, katılım ve keşif, daha iyi fikir akışı ve dolayısıyla daha iyi kararlar için temel bileşenlerdir. Bu içgörüler, iş dünyasından topluluk örgütlenmesine kadar her alanda uygulanabilir. Unutmayın: bir grubun başarısı, sadece kimin konuştuğuna değil, nasıl konuştuğuna bağlıdır.
Kaynak: andiroberts.com
